,
Планировка потенциального дохода для предприятия крайне важна. Не имея четкого представления по будущим целям, выжать из бизнеса пиковые показатели нереально.
Вопрос как составить план продаж одинаково актуален для руководителей и сейлз-менеджеров. Составить документ не сложно, достаточно придерживаться базовых принципов, о которых мы и поговорим далее в статье.
Что такое план продаж?
Порядка 50% руководителей считают, что план продаж – это фикция, без которой они могут обойтись. Если брать во внимание процесс составления документа, подобное мнение правду имеет место быть. Руководство часто завышает планки, делая их невыполнимыми с физической точки зрения. Прихоти организации проецируются на цифры доходности, достичь которых рядовым сотрудникам компании сверхтрудно, а иногда – невозможно.
Цели составления плана продаж:
- Систематизация рабочего времени. Объем документа зависит от числа торговцев, работающих под крылом компании + функций, прикрепленными за ними.
- Мотивационный фактор. Для каждого сотрудника имеется собственный план продаж и сроки его выполнения. В качестве поощрения наиболее активных сотрудников используются премии.
- Прогнозирование. Один из правил развития бизнеса – выполнение планов продаж. Если составитель сумеет рационально распределить трудовые ресурсы + не будет искусственно завышать цифры, результат работы руководство явно порадует.
- Контроль + учет. Руководство должно объективно оценивать КПД сотрудников. Помимо единиц продаж, стоит учитывать и другие показатели – маржа, суммарный валовый доход и прочее.
Начинающему предприятию важно осознавать минимальное допустимое значение, являющееся «дном», провал которого выводит компанию в минуса. Для успешного бизнеса, наоборот – внимание уделяется пиковым показателям продуктивности, направленным на выход дела за рамки текущего уровня успеха.
| Тип плана | Срок | Особенности |
|---|---|---|
| Перспективный | 5-10 лет | Ориентирован на долгосрочное прогнозирование результатов работы предприятия. Создается высококвалифицированными специалистами. |
| Текущий | 12 месяцев | Дополнение перспективного планирования. Основные функции – уточнение и корректирование показателей. Разрабатывается за 1-2 месяца до его внедрения. |
| Текущий | 1-6 месяцев | Месячные, квартальные и полугодичные планы несут в себе локальные задачи бизнеса – реализовать 1000 единиц продукции, набрать 30 человек в клиентскую базу и прочее. |
Говорить о преимуществах/недостатках плана продаж нерационально, ибо минусов у такого мероприятия попросту нет. Разработка документа влияет на развитие бизнеса исключительно с положительной точки зрения.
Как составить план продаж для менеджера –порядок, правила и структуризация
План продаж – это не цифры с потолка, а реально просчитанные перспективы компании на будущее. Эксперты рекомендуют разрабатывать одновременно 3 плана продаж – максимум, средние показатели и минимум. Первый отображает перспективы при максимальной отдаче сотрудников, второй – усредненные значения продуктивности (минималка с коэффициентом 1.2), а третий – простейший вариант событий, достижение которого должно быть = 100%.
1) Правила/порядок разработки плана продаж
Первый пункт подразумевает факторы влияния. Их количество зависит от масштабов бизнеса + ниши в целом. Для гаражного бизнеса по производству гвоздей достаточно анализа 3-5 показателей, а для интернет-магазина с офлайн точками не хватит и 20.
Какие факторы придется учитывать:
- сезонная зависимость,
- темп развития тенденций внутри рынка,
- причинность спадов,
- уровень конкуренции,
- перемены в законах, экономике и политике государства распространения,
- скачки цен на ассортимент,
- куда сбывать товар/услугу,
- кто будет ЦА вашей продукции.
Нельзя сбрасывать со счетов сотрудников и рекламу – эти 2 параметра могут стать основными в процессе прогнозирования заработка. Без надлежащей рекламной кампании, достигать пиковых показателей производства нереально, то же касается и отдачи работников компании.
А теперь давайте разберем пошаговый алгоритм работы для достижения адекватного результата из расчета на 12 месяцев.
| Шаг № | Суть | Описание | Значимость (из 3 ★) |
|---|---|---|---|
| 1. | Тенденции политики/экономики | Исследуем макроэкономические тенденции – рост ВВП, курс национальной валюты и прочее. Не ленимся интересоваться скачками цен на газ/нефть, ибо это напрямую влияет на состояние мировой экономики. Основные источники информации – влиятельные СМИ ниш. | ★ |
| 2. | Рыночная ситуация | Прослеживаем рост/падение спроса, появление новых конкурентов и анализируем новые перспективы в отношении целевой аудитории. | ★★★ |
| 3. | Статистика продаж прошлых годов | В учет берутся данные по месяцам, кварталам и полугодиям. Прослеживаем влияние сезонности и корректируем показатели в соответствии с полученными данными. | ★★ |
| 4. | Причинность спадов/роста | У каждого скачка продаж имеются глобальные причины. Важно их проследить и обернуть в свою сторону. | ★★★ |
| 5. | Статистика по сотрудникам | Ориентироваться сугубо на лидеров слишком оптимистично. Планируйте отталкиваясь от «золотой середины» между средним звеном и передовиками. | ★★ |
| 6. | База покупателей | Этап ориентирован только на компании, реализовывающих товары периодического использования. Учитывается объем дохода с постоянной ЦА в отношении к случайным покупателям. | ★ |
| 7. | Установка целей | На основании предыдущих шагов уже можно увидеть общую картину потенциальных продаж. Рационально разрабатывать 2 цели – идеальную и выполнимую. Первая подкрепляется премиями и другими поощрениями со стороны администрации. | ★★★ |
| 8. | Обсуждение плана | В качестве судей будут рядовые подчиненные. На собрании представителей принимается решение о реальности достижения поставленных целей + раздаются личностные инструкции. | ★★ |
Имея на руках готовый план продаж, менеджер должен позаботиться о распределении бюджетных средств. Учитываются траты на закупки, рекламу и премии для сотрудников.
2) Обзор методов расчета ПП + разбор оптимальной стратегии на примере
Из-за особенностей структуры маркетингового плана продаж, в сети путешествует слишком много способов проработки данных. Новичку в рядах менеджеров ничего не стоит запутаться в потоке данных, как следствие, принять ошибочные решения в работе, а этого допускать нельзя.
Важно! В природе не изобретен эталонный метод разработки плана продаж. У каждого предприятия собственные потребности + особенности работы, и отталкиваться менеджеру необходимо только от них.
Основная классификация гласит о существовании 2 направлений в методах исследования – объективные (тесты в реализациях, статистика спросов) и субъективные (опросники, анкетки и прочее). Для оптимальных показателей достаточно выбрать 2-3 шутки близких к нише вашего бизнеса и работать с ними в комплексе. Детальнее о ключевых способах расчета плана продаж в таблице ниже.
| Метод | Описание | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|---|
| Исследование ожиданий потребителя | В качестве инструмента выступают опросники и блиц-анкетирование по оценке качества и других показателей продукции. | Хорошо показывает себя на новых товарах + мнение идет от покупателя напрямую, что немаловажно. | Субъективная оценка мнения респондентов. Ошибочное отношение человека к группе потребителей. |
| Мнение сотрудников | План продаж разрабатывается, отталкиваясь от мнения самих реализаторов товара/услуги. | Высокая точность данных из-за тесной связи с предметом продаж. | Слабая объективность по причине личностной заинтересованности. |
| Коллективное мнение руководства | За «круглым столом» проводится обсуждение спорных моментов. В остальном, берутся усредненные показатели оценки каждого участника. | Скорость прогнозирования и простота реализации. | В случае провала ответственность ляжет на плечи непосредственно руководящего персонала. |
| Метод Делфи | Руководящие должности разрабатывают каждый свой план продаж и передают его эксперту. На основании полученных данных, тот формирует новый документ и повторно отправляет его на доработку руководству. Алгоритм продолжается до тех пор, пока не будет улажено 100% разногласий. | Среди методов субъективного типа является наиболее объективным в своей оценке прогноза будущих реализаций. Личностное мнение группы респондентов сведено к 2%-5%. | Подобный план производства требует эксперта в отрасли и много личного времени со стороны руководства. Сильно тратиться хотят единицы, по причине этого популярность метода Делфи крайне низкая. |
| Рыночное тестирование | Продукт/услуга продвигается во всех регионах распространения компании. Размер области анализа формируется менеджером или специалистами отдела поставок. | Оценивается уровень маркетинга + компания может узнать реакцию потребителя на продукт. | Длительный и дорогой процесс. К тому же, из-за открытости перед конкурентами возможны утечки данных. |
| Анализ временных рядов | Три различных методики для прогнозирования будущего уровня продаж. Детальнее поговорим о методе ниже. | Высокий уровень объективности и дешевизна в проведении. | Сложность исполнения. Не распространяется на новую продукцию. Не берет во внимание рекламный аспект. |
| Статистическое исследование уровня спроса | В расчет берутся все факторы влияния на объемы продаж – индексы, курс, и прочее. | Высокая объективность и понятность результата. Возможность выявления скрытых факторов влияния на реализацию. | Трудоемкость и сложность применения. |
Мы описали лишь 3%-5% от общего числа методик составления плана продаж, доступных в сети интернет Тем не менее, оговоренные варианты признаны маркетологами и топ-менеджерами по всему миру, а это много стоит.
В качестве испытуемого для детального разбора взят комплексный метод временных рядов, состоящий 3 подметодик – скользящее среднее, сглаживание по экспоненциалу и декомпозиция с коэффициентом сезонности. Давайте каждую из составляющих рассмотрим детальнее.
Элемент №1. Скользящее среднее
Суть – прогнозируемый объем продаж формируется как среднее арифметическое предыдущих временных отрезков. Вспомогательные факторы в учет не берутся.
Пример:
Количество временных промежутков – 5 лет,
Показатели продаж по годам – 2 400, 2 500, 2 445, 2 450 и 2 567 соответственно,
Расчет прогноза – (2 400 + 2500 + 2 445 + 2 450 + 2 567) /5=2 472.
Точность растет пропорционально количеству лет в расчетах, что делает методику менее эффективной для молодых организаций.
Элемент №2. Экспоненциальное сглаживание
Методика рассчитана на розничную торговлю. Работает с данными предыдущих периодов и позволяет просчитать реализации на последующий, аналогичный расчетному, период (месяц, квартал, полугодие и так далее).
Параметры:
- константа сглаживания (КС) в промежутке 0-1,
- фактический спрос в текущий временной промежуток (ФС),
- прогнозированный спрос на текущий временной промежуток (ПС).
Формула – КС*ФС+(1-КС) *ПС.
КС варьируется в зависимости от количества реализаций. Так, при среднем значении – это 0.3-0.5, при росте – 0.6-0.8. Для каждого предприятия КС подбирается опытным путем – показатель с минимальным отклонением за прошлые временные промежутки.
Пример:
1 245 – продано телефонов за месяц фактически (ФС),
1 180 – прогнозируемое значение (ПС),
КС – 0.4,
Рассчитываем план продаж на следующий временной период – 0.4*1 245+(1-0.4) *1 180= 498 + 708 = 1 206.
По аналогичной схеме работаем для просчетов показателей в других временных периодах.
Элемент №3. Декомпозиция
В теории, декомпозиция – это совокупность коэффициента сезонности (КС), цикла и тренда, но в практическом аспекте 2 пункта часто вываливаются и остается только сезонность. Методика применяется при разработке планов продаж на основании данных предыдущих временных периодов с учетом вариацией по сезону.
Пример просчета декомпозиции:
- Считаем коэффициент сезонности по 12 месяцам. Пусть у нас объем реализаций – 399 996 рублей. Январь 20 000, Февраль – 23 000 и так далее. Среднее значение – 399 996 /12=33 333. Тогда для Января КС – 20 000/33 333=0.6, для Февраля КС – 23 000/33 333=0.69 и так далее.
- Определяемся с целью. Пусть это увеличение сбыта на 10%. Объем реализаций за прошлый год – 400 000, тогда прогноз – 400 000 + 10%=440 000.
- Планы по месяцам. Разбиваем годовую цель на месячные через КС. Среднее значение – 440 000/12= 37 000. Для Января – это 0.6*37 000=22 200, для Февраля – 0.69*37 00000=25 530 и так далее.
Достижение целей по месяцам приведет годовую к 100%. Корректировать продажи в коротких временных промежутках гораздо проще, нежели догонять 3%-4% от объемов годовой цели в последние пару месяцев. Проверено на практике сотнями ИП.
3) Оформление со структуризацией ПП
Относительно структуризации – детализация приветствуется. Предположим, что план продаж – это карта. Чем крупнее у нее масштаб, тем проще человеку найти точку на местности. В отношении ПП принцип аналогичен.
Обратите внимание! Чем крупнее организация, тем большее количество планов продаж потребуется сделать – генеральный, для высокопоставленных работников компании, филиалов, подразделений, отделений менеджеров и даже рядовых продавцов. Работы хватит на месяц, как минимум.
Диверсификация касается и целей. Менеджер обязан делать установки в нескольких направлениях одновременно – региональный рынок, макрорынок, общий размер сбыта и финальная финансовая прибыль.
Как оформлять план продаж – элементы по порядку:
- Шапка документа из заголовка и автора.
- Достижения работников компании за прошлые 12 месяцев. Если требуется расширение кадров, упоминайте о данном вопросе именно здесь.
- Итоги прошлого периода. Здесь располагают графическую информацию по росту/спадам реализаций, доля продаж каждого работника компании, процент недовыполнения или перевыполнения ПП.
- Планы на будущий период. Объемы продаж, ключевые контракты/клиенты с предположительными цифрами реализаций и прочее.
- План мероприятий для достижения целей – смена ценовой политики, проведение масштабных рекламных акций, реорганизация технического наполнения, и так далее.
В конце ставится подпись удостоверенных членов руководства и печать компании, подтверждающая принятие плана в оборот.
Разбор 5 типичных ошибок при составлении менеджером плана продаж:
4) Как составить план продаж в Excel на год – практический пример
Обеспечение максимальной точности нельзя организовать посредством примитивных инструментов разработки поэтому приходится углубляться в изучение специализированного программного обеспечения. Разработка ПП в Excel – это кратчайший путь для начинающего менеджера или ИП достигнуть поставленных целей, ибо пользоваться оговоренным редактором могут 95% владельцев ПК.
Далее мы пошагово расскажем, что да как требуется указывать в ячейках Excel для просчета плана продаж на 12 месяцев вперед.
Как составить ПП в Excel на год – пошаговая инструкция:
- За основу берем статистическую информацию по прошлым 12 месяцам. С новым предприятием будет сложнее, ибо часть данных придется делать на основании собственных предположений.
- Немного математики. В основе расчетов лежит формула линейного тренда Y=B*X+A, где расшифровку каждого из параметров можете увидеть на картинке ниже.
- Соответствующая функция имеется в самом редакторе – ЛИНЕЙН. Найти ее можно через быстрый поиск, активирующийся нажатием клавиши F2, а потом Ctrl + Shift + Ins, либо в ручном режиме, выбрав из списка доступных функций. Далее, занимаемся указанием промежутков продаж и периодов.
- Делаем выделение ячеек с аргументами (две одновременно). Ячейка с формулой должна в это время быть активной. Используем связку F2, а потом комбинацию Ctrl + Shift + Enter, вследствие чего получаем в распоряжение расчетные данные по неизвестным коэффициентам с уравнения.
- Делаем расчет тренда на каждый из 12 периодов путем протягивания формулы.
- Теперь занимаемся просчетом отклонений точных показателей реализаций от показателей линейного тренда. Формула указана на картинке ниже. Протягиваем ее вниз и получаем данные на год.
- Считаем среднее число реализаций за 12 месяцев. Используем функцию для расчета среднего – СРЗНАЧ. Итоговое значение располагаем в нижней ячейке за пределами блока периодов.
- Переходим к индексу сезонности. Значение – это частное от деления размера реализаций по конкретному периоду на усредненный показатель объема реализаций, посчитанный в предыдущем шаге.
- По аналогичной формуле среднего значения, внизу таблицы производим расчет усредненного индекса сезонности. Теперь займемся прогнозированием на будущие периоды. Учитываем возрастание объемов продаж + показатель сезонности.
- Начинаем с тренда на будущий сезон. В конец списка периодов просто добавляем еще один и продлеваем формулу из столбца «Значение тренда».
- Перемножаем индекс сезонности с показателем тренда. Итог – прогнозируемый размер продаж в Январе нового периода. По оговоренному алгоритму производится расчет и последующих месяцев.
- Перемножаем индекс сезонности с показателем тренда. Итог – прогнозируемый размер продаж в Январе нового периода. По оговоренному алгоритму производится расчет и последующих месяцев.
- Как дополнение, необходимое после вступления ПП в работу – анализ результативности, формирующийся на фактических продажах. Как правило – это месяц. Ниже приведен элементарный пример таблицы, но для более влиятельных организаций имеет смысл производить больше распределений – позиции товара, артикулы, поштучные реализации и так далее.
- После полного сбора статистической информации, рационально сформировать сводную таблицу сравнения выполнения ПП по каждой из товарных позиций. Элементарный пример на рисунке ниже.
Как видим, в составлении плана продаж через Excel нет ничего сложного, но это при условии, что менеджер уже знает, что такое исследование посредством линейного тренда + каким образом подобное прогнозирование проводится вообще. Для «невидящих» в помощь мировая сеть интернет.