,
Правильная организация действий — это залог успеха деятельности любого бизнеса, независимо от его масштаба.
Особенно это касается соблюдения порядка в документации.
Документ — это объект, содержащий информацию, которую необходимо передать от отправителя к адресату.
Сюда относятся не только бумажные носители, но и электронные файлы.
И чтобы их систематизировать, любой руководитель должен знать, что такое документооборот, а также как его организовать.
Правильно организованный документооборот отвечает не только за коммуникацию и информирование, но и необходим для составления достоверной отчетности.
Поэтому всем сотрудникам необходимо знать его правила и принципы.
Что такое документооборот: определение
Итак, что такое документооборот?
Это процесс, который включает в себя составление, согласование, прием, передачу и отправку документов.
Также его можно определить как их движение от момента составления до момента получения или отправки их в архив.
В свою очередь, сама документация делится на три категории:
- входящая — это та, которая поступает из внешней среды (от других фирм, учреждений, инстанций),
- исходящая — это та, которая отправляется за пределы предприятия,
- внутренняя — это та, которая создается и остается исключительно в пределах конкретного предприятия.
Данные категории определяют документопотоки, которые в свою очередь могут иметь разную направленность — горизонтальную и вертикальную.
Первая означает, что бумаги и электронные файлы перемещаются между подразделениями одного уровня.
Вторая связывает между собой подразделения разных уровней.
Современные условия свели к минимуму количество бумажных носителей, а некоторые компании и вовсе их не используют, так как перевели всю документацию в электронные файлы.
Но все же многие прибегают к смешанной организации, где можно совмещать разные источники.
Формы документооборота
Главным правилом, которое касается организации документооборота, является его оптимизация.
А именно, необходимо сократить промежуточные «остановки», чтобы обеспечить оперативность движения документов.
Для этого были разработаны три формы организации документооборота:
-
централизованная — предполагает сосредоточение всей документации в одном месте.
Например, это может быть секретариат или канцелярия.
Эти отделы берут на себя максимум обязанностей, которые связаны с регистрацией, обработкой, хранением документов,
-
децентрализованная — характеризуется тем, что документы сосредотачиваются в нескольких структурных подразделениях, где и проводятся необходимы операции.
Такая форма уместна и удобна только в том случае, если предприятие имеет несколько подразделений, которые территориально удалены друг от друга,
-
смешанная — совмещает в себе характеристики двух предыдущих форм.
Таким образом, в отдельных службах в зависимости от их компетенции регистрируется, обрабатывается и хранится определенная документация.
Но также есть служба ДОУ (документационное обеспечение управления), через которую проходит важная документация от руководства.
Форма документооборота выбирается исходя из размера и структуры самого предприятия.
Например, для небольшой фирмы подойдет централизованная, где всеми бумагами и электронными файлами будет заниматься секретать-референт.
В крупных компаниях при смешанной форме предусмотрено создание отдельной службы, в которой осуществляется делопроизводство, а остальные отделы действуют уже под ее началом.
Децентрализация подходит только тем предприятиям, которые имеют несколько офисов, где должны храниться документы.
Принципы документооборота
Дублирование действий, задержки, неправильная доставка документов говорят о том, что документооборот осуществляется неверно.
И как следствие, это приводит к тому, что работа предприятия будет нарушена.
Поэтому помимо вопроса определения понятия, что такое документооборот, нужно знать его принципы.
Выделяют 4 принципа документооборота, которые обеспечивают бесперебойную деятельность:
-
Четкость
Обозначает, что бумаги и электронные файлы должны двигаться в четко заданном направлении без различных препятствий.
Для этого на предприятии необходимо выработать конкретную схему движения.
-
Непрерывность
Название принципа говорит само за себя.
Здесь важно обеспечить такие условия, чтобы документопоток постоянно двигался, а не «стоял» на одном месте.
В этом деле поможет более или менее равномерная нагрузка на сотрудников.
-
Ритмичность
Этот принцип перекликается с предыдущим.
Без определения конкретных сроков обработки документации не получится обеспечить бесперебойную работу предприятия.
Поэтому должен быть разработан определенный регламент, который будет регулировать документооборот.
-
Параллельность
Без соблюдения этого принципа не получится оперативная и слаженная работа.
Здесь нужно обеспечить такой документооборот, при котором один и тот же процесс не будет выполняться несколькими участниками.
Несмотря на то, что перечисленные принципы являются самостоятельными, все же они взаимосвязаны между собой.
Нарушение работы одного приведет к тому, что вся система разладится.
Этапы документооборота
После определения, что такое документооборот, необходимо рассмотреть его этапы.
Поэтому должны быть разработаны схемы движения документопотоков различных категорий, которые будут прилагаться к инструкции по делопроизводству.
Как уже говорилось выше, документопотоки в целом делятся на две категории: внутренние и внешние.
И уже в зависимости от источника происхождения самих документов будут зависеть этапы обработки, которые они пройдут.
Этапы обработки внутреннего документооборота включают в себя:
- составление и проверка документа уполномоченным лицом,
- согласование описанной информации,
- подписание документа уполномоченным лицом и/или руководителем предприятия,
- регистрация,
- исполнение заданий (если они требуются),
- оформление документов, подтверждающих исполнение действий,
- уничтожение документации или отправка в архив.
Внешние документы могут иметь два потока: исходящий и входящий.
Этапы, которые проходят исходящие документы:
- составление и проверка документа,
- согласование и подписание указанной на документе информации,
- регистрация и снятие копии для второго экземпляра, который остается на самом предприятии,
- отправка документа конкретному получателю.
Входящая документация подразумевает ее получение из внешних источников, поэтому этапы обработки будут такими:
- поступление и прием,
- рассмотрение и регистрация документов канцелярией или секретарем,
- направление полученной документации руководству на рассмотрение,
- исполнение, если оно требуется,
- при необходимости составление ответа,
- отправка документации в архив.
Как правильно хранить документы, чтобы иметь к ним быстрый доступ,
вам расскажет следующее видео:
Правила организации документооборота
Чтобы правильно организовать документооборот, были разработаны специальные правила, соблюдение которых обеспечит выполнение вышеперечисленных принципов:
- минимизация количества служб, через которые будут проходить документы, то есть они должны направляться целенаправленно,
- сокращение количества возвратов, то есть нужно придерживаться последовательности обработки документации,
- единообразие перемещения и обработки документации, то есть каждая служба должна работать со своей категорией.
Если придерживаться этих правил, можно добиться главной цели делопроизводства — оперативности и эффективности.
Если говорить кратко, что такое документооборот, то это прохождение документами определенного пути.
К тому же это важное звено в организации делопроизводства.
Если с бумагами и файлами будет происходить неразбериха, то в скором времени можно ожидать того, что работа предприятия окажется под угрозой.