Что такое бэк офис и зачем он нужен вашей фирме?

,

Много иностранных слов в русском языке стали определением какой-то сферы деятельности. В начале 2000-х годов в бизнес-индустрии появилось такое понятие, как бэк офис.

С годами термин начали применять в сфере продаж, в финансовых учреждениях, а также на рынке ценных бумаг.

Что такое бэк офис и какую роль он отыгрывает в современном бизнесе, вы узнаете из этой статьи.

1. Пояснение термина «бэк офис»

Данное выражение пришло в русский язык с английского – «back-office» (что дословно можно перевести как «назад-офис»). На сегодняшней день его значение немного расплывчатое, из-за того, что подразделения бэк офис имеют многие сферы деятельности, которые кардинально отличаются между собой.

Бэк офис – это отдел в компании, задачей которого является оформление, регистрация, учет операций, связанных с финансами фирмы.

Вместе с этим существует и другой, не менее важный отдел, который называется фронт-офис. Что это? Задачей фронт-офиса является заключение сделок и привлечение новых партнеров, клиентов, которые влияют на финансовое положение и развитие фирмы.

В бек-офис входят такие отделы:

• бухгалтерия,
• отдел кадров,
• администрация фирмы,
• служба поддержки, аналитики,
• статистика и т.д.

По сути, он занимается всеми административными вопросами.

Фронт-офис, в свою очередь, это штат менеджеров, которые со своей стороны привлекают в компанию новых партнеров.

2. Как появилось такое понятие, как бэк офис?

История создания такого популярного термина в бизнесе ведет свое начало от обычной строительной планировки.

Все здания крупных компаний строились по одному плану…

На первом месте был фронт-офис – лицевая сторона здания. Он был нужен для того, чтобы клиент или посетитель смог без проблем найти нужный отдел или конкретного сотрудника. Данное помещение имело дорогой ремонт, ведь – это «лицо» фирмы. Сотрудники должны быть всегда хорошо одеты, вежливо вести себя с клиентами и т.д.

Вторая часть здания имела название бэк офис. На этой территории происходила вся производственная и административная работа. Так как посетители здесь никогда не бывали, то ремонт, освещение, интерьер был не презентабельным.

Если в фронт-офисе сотрудники уделяли большое внимание внешнему виду, то в бэке главную роль играли профессиональные качества кадров компании.

Разграничение по планировке здания стало мировым термином для двух подразделений любой компании. Фронт-офис – это яркая картинка, которая привлекает клиентов. Бэк офис – это отдел развития компании, который следит за всеми процессами.

3. Зачем бэк офис необходим вашей компании?

Директора начинающих компаний сталкиваются с вопросом, нужно ли им вообще такое подразделение.

Его создание в новой фирме или даже в уже давно существующей важно по 3 основным причинам:

1. Репутация фирмы.

   На сегодняшний день в любой сфере деятельности существует большая конкуренция. Работники back-office ежедневно поддерживают репутацию фирмы своими действиями.

   Например, специалисты отдела аналитики и статистики ежедневно делают свои просчеты с целью улучшения деятельности организации.

   Административный отдел компании постоянно следит за тем, чтобы все делали свою работу качественно и по возможности максимально быстро.

2. Увеличение прибыли.

   Конечно, привлекают новых клиентов работники фронт-офиса, но без бухгалтерской поддержки любые операции с деньгами могут увеличить доход или наоборот снизить его.

   Более того, именно в отделе back-office сотрудники разрабатывают новые планы развития, которые в дальнейшем могут увеличить прибыль в разы.

3. Ответственность за риски в новых сделках.

   Работа менеджеров фронт-офиса основывается на поиске крупного заказчика. В то же время, без просчетов всей выгоды и возможных рисков от сделки работников бэк офиса, контракт не будет заключен.

   Данный этап самый ответственный, ведь от него зависит, получит компания прибыль или убыток.

4. Задачи бэк офиса в 3 разных сферах деятельности

Хотя трактовка термина одинаковая для любых отраслей бизнеса, на практике в разных сферах деятельности работники выполняют задачи, которые отличаются.

3 примера, за что именно отвечает бэк офис в разных сферах:

1. Банк.

   В финансовом учреждении данное подразделение – это операционно-учетный отдел, который отвечает за работу всей организации. Большое внимание специалисты уделяют кредитным операциям, открытию счетов.

   Также на их плечах лежит ответственность за совершение сделок, связанных с ценными бумагами, работа бухгалтерии, контроль за активами и пассивами банка.

2. Торговля и сбыт.

   В сфере торговли и сбыта подразделение отвечает и контролирует все финансовые операции, приход товара, его сбыт, реализация, перемещение, списание остатков, возврат брака, оценку и изучение торгового рынка, приобретения оборудования, помещений для реализации продукта и т.д.

3. Общепит.

   Для работников в сфере общественного питания вся работа отдела связана с текущими операциями. Back-office берет на себя ответственность за составление финансового отчета, ведение учета за продукцией, контроль над качеством и приготовлением блюд для клиентов, набор персонала.

5. Обязанности работника бэк офиса

Специалистов в данном отделе много и перед каждым из них стоит своя задача. Не исключено, что у фирм новичков сотрудников мало, иногда их может быть всего 5-10. Поэтому приходится искать универсального работника, специалиста, который сможет отвечать за несколько процессов сразу.

Если вы находитесь именно в такой ситуации, то должны разбираться, какие обязанности будет обязан исполнять человек из подразделения back-office.

К основным обязанностям специалиста этого подразделения относятся:

1. Оформление и регистрация сделки.
2. Заключение договоров, связанных с закупкой или сбытом товара.
3. Операции по передаче прав собственности от продавца к покупателю.
4. Контроль за финансовыми потоками компании.

Практически вся ответственность за процветание фирмы лежит на плечах у работников бэк офиса. Малейшие ошибки в просчетах финансовых операциях и организационных вопросах могут привести к убыткам или даже банкротству.

6. Можно ли заменить отдел бэк офис программой?

На дворе, как ни крути, XXI век – время, когда большинство процессов автоматизировано (или, по крайней мере, стремится к этому). Не обошла эта участь и подраздел бэк офис.

Back-office– это компьютерная программа, которая контролирует и выполняет технологические процессы фирмы, связанные с продажами, финансами, учетом и т.д.

Многие директора приобретают эти программы с целью экономии денег на зарплате работников административного отдела.

Существует 2 вида back-office для ПК:

Вот, к примеру, программа «Компакт», которая предназначена для магазина. В базе данных есть все сведения о работе торговой сети. Для её использования достаточно 2-3 человека, которые только будут контролировать работу и вводить новые данные.

Таким образом, можно намного быстрее решить такие вопросы:

1. Быстрое обслуживание клиентов и заключение новых сделок.

   Программа автоматически производит просчеты, определяет возможные риски, прибыль, убытки и т.д. При этом ошибки быть не может априори, если вести в программу все данные верно.

2. Автоматический учет и контроль за фирмой.

   Когда компания за считанные секунды получает данные о финансовом состоянии и статистику об эффективности работы всех подразделений, это способствует максимальному контролю деятельности фирмы изнутри.

   Эта информация нужна, чтобы руководство могло контролировать все процессы, изучать недостатки и вовремя их устранять.

3. Анализ сотрудничества с клиентами и партнерами.

   Мониторинг этой информации поможет усовершенствовать маркетинговую стратегию предприятия.

Из данной статьи вы узнали, что такое бэк офис, а также про существование компьютерных программ, которые могут заменить целый отдел с живыми сотрудниками. Программаускоряет многие организационные процессы.

Обзор работы с таким важным элементом, как

бэк-офис компании, – в следующем видеоролике:

Это, безусловно, большой плюс для работы фирмы, но тогда не будет нужды в некоторых специалистах и придется лишать работы людей. Кроме того, со всей своей точностью машины пока не способны переплюнуть людей по многим параметрам.