Что такое документооборот: принципы+основные этапы

,

Правильная организация действий — это залог успеха деятельности любого бизнеса, независимо от его масштаба.

Особенно это касается соблюдения порядка в документации.

Документ — это объект, содержащий информацию, которую необходимо передать от отправителя к адресату.

Сюда относятся не только бумажные носители, но и электронные файлы.

И чтобы их систематизировать, любой руководитель должен знать, что такое документооборот, а также как его организовать.

Правильно организованный документооборот отвечает не только за коммуникацию и информирование, но и необходим для составления достоверной отчетности.

Поэтому всем сотрудникам необходимо знать его правила и принципы.

Что такое документооборот: определение

Итак, что такое документооборот?

Это процесс, который включает в себя составление, согласование, прием, передачу и отправку документов.

Также его можно определить как их движение от момента составления до момента получения или отправки их в архив.

В свою очередь, сама документация делится на три категории:

• входящая — это та, которая поступает из внешней среды (от других фирм, учреждений, инстанций),
• исходящая — это та, которая отправляется за пределы предприятия,
• внутренняя — это та, которая создается и остается исключительно в пределах конкретного предприятия.

Данные категории определяют документопотоки, которые в свою очередь могут иметь разную направленность — горизонтальную и вертикальную.

Первая означает, что бумаги и электронные файлы перемещаются между подразделениями одного уровня.

Вторая связывает между собой подразделения разных уровней.

Современные условия свели к минимуму количество бумажных носителей, а некоторые компании и вовсе их не используют, так как перевели всю документацию в электронные файлы.

Но все же многие прибегают к смешанной организации, где можно совмещать разные источники.

Формы документооборота

Главным правилом, которое касается организации документооборота, является его оптимизация.

А именно, необходимо сократить промежуточные «остановки», чтобы обеспечить оперативность движения документов.

Для этого были разработаны три формы организации документооборота:

• централизованная — предполагает сосредоточение всей документации в одном месте.

  Например, это может быть секретариат или канцелярия.

  Эти отделы берут на себя максимум обязанностей, которые связаны с регистрацией, обработкой, хранением документов,

• децентрализованная — характеризуется тем, что документы сосредотачиваются в нескольких структурных подразделениях, где и проводятся необходимы операции.

  Такая форма уместна и удобна только в том случае, если предприятие имеет несколько подразделений, которые территориально удалены друг от друга,

• смешанная — совмещает в себе характеристики двух предыдущих форм.

  Таким образом, в отдельных службах в зависимости от их компетенции регистрируется, обрабатывается и хранится определенная документация.

  Но также есть служба ДОУ (документационное обеспечение управления), через которую проходит важная документация от руководства.

Форма документооборота выбирается исходя из размера и структуры самого предприятия.

Например, для небольшой фирмы подойдет централизованная, где всеми бумагами и электронными файлами будет заниматься секретать-референт.

В крупных компаниях при смешанной форме предусмотрено создание отдельной службы, в которой осуществляется делопроизводство, а остальные отделы действуют уже под ее началом.

Децентрализация подходит только тем предприятиям, которые имеют несколько офисов, где должны храниться документы.

Принципы документооборота

Дублирование действий, задержки, неправильная доставка документов говорят о том, что документооборот осуществляется неверно.

И как следствие, это приводит к тому, что работа предприятия будет нарушена.

Поэтому помимо вопроса определения понятия, что такое документооборот, нужно знать его принципы.

Выделяют 4 принципа документооборота, которые обеспечивают бесперебойную деятельность:

• Четкость

  Обозначает, что бумаги и электронные файлы должны двигаться в четко заданном направлении без различных препятствий.

  Для этого на предприятии необходимо выработать конкретную схему движения.

• Непрерывность

  Название принципа говорит само за себя.

  Здесь важно обеспечить такие условия, чтобы документопоток постоянно двигался, а не «стоял» на одном месте.

  В этом деле поможет более или менее равномерная нагрузка на сотрудников.

• Ритмичность

  Этот принцип перекликается с предыдущим.

  Без определения конкретных сроков обработки документации не получится обеспечить бесперебойную работу предприятия.

  Поэтому должен быть разработан определенный регламент, который будет регулировать документооборот.

• Параллельность

  Без соблюдения этого принципа не получится оперативная и слаженная работа.

  Здесь нужно обеспечить такой документооборот, при котором один и тот же процесс не будет выполняться несколькими участниками.

Несмотря на то, что перечисленные принципы являются самостоятельными, все же они взаимосвязаны между собой.

Нарушение работы одного приведет к тому, что вся система разладится.

Этапы документооборота

После определения, что такое документооборот, необходимо рассмотреть его этапы.

Поэтому должны быть разработаны схемы движения документопотоков различных категорий, которые будут прилагаться к инструкции по делопроизводству.

Как уже говорилось выше, документопотоки в целом делятся на две категории: внутренние и внешние.

И уже в зависимости от источника происхождения самих документов будут зависеть этапы обработки, которые они пройдут.

Этапы обработки внутреннего документооборота включают в себя:

1. составление и проверка документа уполномоченным лицом,
2. согласование описанной информации,
3. подписание документа уполномоченным лицом и/или руководителем предприятия,
4. регистрация,
5. исполнение заданий (если они требуются),
6. оформление документов, подтверждающих исполнение действий,
7. уничтожение документации или отправка в архив.

Внешние документы могут иметь два потока: исходящий и входящий.

Этапы, которые проходят исходящие документы:

1. составление и проверка документа,
2. согласование и подписание указанной на документе информации,
3. регистрация и снятие копии для второго экземпляра, который остается на самом предприятии,
4. отправка документа конкретному получателю.

Входящая документация подразумевает ее получение из внешних источников, поэтому этапы обработки будут такими:

1. поступление и прием,
2. рассмотрение и регистрация документов канцелярией или секретарем,
3. направление полученной документации руководству на рассмотрение,
4. исполнение, если оно требуется,
5. при необходимости составление ответа,
6. отправка документации в архив.

Как правильно хранить документы, чтобы иметь к ним быстрый доступ,

вам расскажет следующее видео:

Правила организации документооборота

Чтобы правильно организовать документооборот, были разработаны специальные правила, соблюдение которых обеспечит выполнение вышеперечисленных принципов:

• минимизация количества служб, через которые будут проходить документы, то есть они должны направляться целенаправленно,
• сокращение количества возвратов, то есть нужно придерживаться последовательности обработки документации,
• единообразие перемещения и обработки документации, то есть каждая служба должна работать со своей категорией.

Если придерживаться этих правил, можно добиться главной цели делопроизводства — оперативности и эффективности.

Если говорить кратко, что такое документооборот, то это прохождение документами определенного пути.

К тому же это важное звено в организации делопроизводства.

Если с бумагами и файлами будет происходить неразбериха, то в скором времени можно ожидать того, что работа предприятия окажется под угрозой.